生成AIの利用を全面禁止しても、社員が個人の判断で使う可能性は残ります。反対に、何のルールもなく自由に使わせると、情報漏洩や誤情報のリスクが高まります。
必要なのは、禁止だけを並べた規程ではありません。安全に使える範囲を示し、迷ったときの判断先を決めたルールです。
1. 入力してよい情報と禁止する情報
最初に、生成AIへ入力してはいけない情報を具体的に示します。個人情報、顧客名、契約内容、未公開の業績、認証情報、社外秘資料などです。
「機密情報は禁止」だけでは、人によって判断が変わります。実際の書類名や業務場面を例にし、固有名詞を仮名にすれば使えるのか、要約した内容なら使えるのかまで決めます。
2. 利用を認めるAIサービス
会社が契約したサービスと、個人向け無料サービスでは、入力データの取り扱いや管理機能が異なることがあります。利用を認めるサービス、アカウント、端末を明記してください。
新しいサービスを試したい場合の申請先も決めます。利用を禁止するだけでなく、安全性を確認して追加できる手順があると、現場の改善提案を止めません。
3. 出力を確認する責任者
生成AIの文章は自然でも、事実が正しいとは限りません。社外向け文書、契約資料、採用情報、法務・税務・医療などの専門判断を含む内容は、必ず人が確認します。
誰が確認するかを業務ごとに決め、AI出力をそのまま公開・送信しない原則を示します。確認者が不在の場合の代替ルートも必要です。
4. 著作権と第三者の権利
他社の記事、画像、資料をそのまま入力したり、生成された内容を確認せず広告へ使ったりすると、権利上の問題が生じる可能性があります。
公開物では、既存作品との類似、引用元、商標、人物の肖像を確認します。画像や文章を生成した過程も、案件ごとに記録しておくと確認しやすくなります。
5. 保存と共有の方法
良い回答が出ても、個人のチャット履歴だけに残ると会社の資産になりません。承認済みのテンプレート、プロンプト、確認済み回答例を保存する場所を決めます。
同時に、顧客情報を含む履歴をいつ削除するか、共有リンクを誰まで見られるようにするかも決めてください。
6. 問題が起きたときの報告先
誤って情報を入力した、誤った回答を顧客へ送った、不審な出力があった。そのとき、社員が隠さずすぐ報告できる流れが重要です。
報告先、初動、記録項目を一枚にまとめます。失敗した個人を責める運用にすると、報告が遅れます。事故を小さく止め、ルールを改善するための窓口として設計します。
7. 定期的な見直し
生成AIの機能や契約条件は変わります。社内の利用業務も増えます。少なくとも四半期ごとに、利用サービス、事故、相談、成果を確認し、ルールを更新します。
最初から完璧な規程を作る必要はありません。基本ルールを作り、小さく運用し、現場の質問を反映する方が実用的です。
社内ルールは、AIを止めるためではなく、安全に使うための土台です。ルール策定から研修、運用までの支援はサービスページをご覧ください。自社の状況に合わせて整理したい場合は、無料AI業務診断をご利用いただけます。